Oficina de Control de Gestión

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Antecedentes

La Oficina de Control de Gestión de la Universidad del Tolima fue creada mediante Acuerdo No. 001 de enero 21 de 1993 del Consejo Superior y reglamentada posteriormente mediante Acuerdo No. 062 de junio 3 de 1993 del Consejo Superior.

En aplicación del Artículo 12 de la Ley 87 de 1993, sus Decretos Reglamentarios, Circulares Presidenciales e Instructivos del Departamento Administrativo de la Función Pública, ésta Oficina se ha venido reestructurando de manera procedimental, para atender las nuevas funciones y procedimientos en materia del control a la gestión de las áreas funcionales, en razón a que los acuerdos de creación y reglamentación de la Oficina fueron emitidos con anterioridad a la Ley 87 de 1993 y por lo tanto deben estar inmersos en el nuevo ordenamiento jurídico.

Igualmente se hace necesario que el proyecto de acuerdo para la creación del Sistema de Control Interno de la Universidad, el cual se encuentra en el Consejo Superior para su estudio sea aprobado, para crear así, un ambiente jurídico legal, que facilite su implementación y mejoramiento continuo en torno a los objetivos misionales de la Institución.

De conformidad con los Artículos 209 y 269 de la Constitución Política de Colombia, la ley 87/93 y el Acuerdo 104/93 del Consejo Superior, se adoptó el Manual de Control Interno de la Universidad del Tolima mediante Resolución No. 870 de mayo 27/94, el cual debe ser actualizado por la Oficina de Desarrollo Institucional y aplicado a todas las dependencias de la Institución.

Mediante Resolución No. 0349 de mayo 2 de 2002 se constituyó el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Universidad del Tolima, "CCSCIUT" el cual como órgano asesor de la Rectoría, brindará los lineamientos para la determinación, implantación, adaptación y complementación del Sistema de Control Interno y mediante Resolución No. 0832 de 2002 se crearon los Subcomités de Control Interno de las Vicerrectorias, como órganos de apoyo al mejoramiento continuo de los procesos inherentes a cada Vicerrectoria.

Misión

La Oficina de Control de Gestión, adscrita al despacho del Rector de la Universidad del Tolima, en desarrollo de su rol organizacional, tiene como misión procurar que se de cumplimiento y aplicación a los procedimientos y normas legales y universitarias vigentes, en las áreas funcionales del Alma Mater; con el fin de obtener seguridad, confidencialidad, oportunidad y confiabilidad, mediante la sensibilización de su talento humano, en torno al autocontrol, el seguimiento y mejoramiento continuo de los procesos, aplicados en cumplimiento de la misión institucional con eficiencia, eficacia y calidad.

Visión

En el 2010 la Oficina de Control de Gestión de la Universidad del Tolima, tendrá una estructura organizacional técnica, autónoma, eficaz y proactiva, que fortalezca de manera permanente el Sistema de Control Interno y opere efectivamente en cada una de las áreas funcionales de la Institución.

Se consolidará como instancia esencial en el que-hacer universitario a través del trabajo solidario y participativo, ejerciendo continuo liderazgo que facilitará la cualificación Académica, Administrativa, Financiera y organizacional de la institución, proyectándola en el contexto departamental, nacional e internacional, como ente facilitador del proceso de desarrollo social, económico y político.

Objetivos Generales

Atendiendo los principios Constitucionales e Institucionales, la Oficina de Control de Gestión se orientará bajo los siguientes objetivos:

Propender porque las áreas funcionales protejan los recursos de la institución, sean administradas de acuerdo con las normas y procedimientos preestablecidos, para el cumplimiento de su Misión y Visión.
Facilitar la confiabilidad y el funcionamiento del sistema de control interno en cada una de las dependencias adscritas a las áreas funcionales de la institución.
Propender por que en las operaciones, procesos y procedimientos, se cumplan con los principios constitucionales de: igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.
Impulsar y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos misionales.
Contribuir para que el Sistema de Control Interno disponga de mecanismos permanentes de verificación y evaluación.

Estrategias

En cumplimiento de la misión, visión y objetivos de la Oficina de Control Gestión, se desarrollarán las siguientes estrategias:

Establecer medidas de identificación, prevención y valoración de riesgos para los procesos y procedimientos aplicados en las áreas Académica, Administrativa, Financiera y de Investigación de la Universidad del Tolima.
Diseñar planes de mejoramiento continuo que coadyuven al logro de la eficiencia, eficacia y calidad en el cumplimiento de funciones y aplicación de procedimientos académico-administrativos.
Aplicar las normas legales y de auditoria gubernamentales colombianas, que permitan realizar una adecuada evaluación y seguimiento del Sistema de control Interno Institucional.
Diseñar e implementar jornadas de sensibilización en los temas de control interno y autocontrol para los jefes de dependencia y el talento humano en general, que garantice un alto nivel de conscientización y sentido de pertenencia con el Alma Mater.
Realizar acciones de seguimiento de las recomendaciones presentadas por los órganos de control e incentivar procesos de intercambio Interinstitucional, para lograr actualización y mejoramiento continuo de los procesos.
Promover mecanismos que fortalezcan la participación ciudadana facilitando la conformación de veedurías ciudadanas, programas de transparencia y anticorrupción, que coadyuven al mejoramiento del servicio a la comunidad universitaria y a la sociedad en general.
Adquirir tecnología (Software y Hardware), que facilite y soporte la evaluación de la gestión del sistema de control interno, a fin de tener mayor cobertura en la Institución.
Facilitar la capacitación y actualización permanente de los funcionarios adscritos a la Oficina de Control de Gestión, que garantice una cualificación técnica de su labor.

Políticas

Con el fin de garantizar un ambiente organizacional adecuado, que propenda por una cultura institucional en torno a la formación, investigación y proyección social, como pilares básicos de la misión de la Universidad, se aplicarán las siguientes políticas en la Oficina de Control de Gestión:

El trabajo en equipo y el compromiso de las partes, serán los fundamentos de interacción institucional, que garanticen los planes de mejoramiento continuo en todas las dependencias.
Los objetivos misionales son y serán el epicentro de los procesos que adelanten las dependencias de apoyo académico-administrativo, de tal manera que sean orientados en esa dirección.
La sensibilización, el acompañamiento y la evaluación enfocada en el deber ser, serán la base fundamental del actuar de la Oficina.

Actividades

La Oficina de Control de Gestión viene adelantando entre otras las siguientes actividades:

Campaña de sensibilización: Orientando temas relacionados con el Control Interno y la Cultura de Autocontrol, mediante la entrega de boletines a los funcionarios y miembros de la comunidad Universitaria, tertulias en las diferentes dependencias de la Institución, socializar dichos temas con el Grupo de Teatro adscrito al Centro Cultural de la Universidad.
Memorandos de Auditoría: Como medida transitoria, la oficina de Control de Gestión está ofreciendo asesoria a algunas de las operaciones y procesos que se adelantan en las áreas funcionales de la Universidad, mediante recomendaciones a través del memorando de auditoría, que contribuya a desarrollar mecanismos de autocontrol y mejoramiento continuo.
Auditoria de Control Interno Contable: En aplicación de la Resolución 196 de julio 23 de 2001 de la Contaduría General de la Nación, se ha venido aplicando el Control Interno Contable a la División Contable Financiera de la Universidad, identificando fortalezas y debilidades en el desarrollo de sus actividades, presentando alternativas de mejoramiento que contribuya a que éste proceso sea un instrumento de planeación, programación, control y toma de decisiones.
Asesoria y acompañamiento: Se realizan reuniones de análisis y evaluación de procesos y procedimientos con diferentes dependencias de la Universidad, para adoptar correctivos conducentes a su mejoramiento continuo.

Organización Interna

La Oficina de Control de Gestión no cuenta con una planta de personal que consulte con las responsabilidades y funciones legales e institucionales vigentes, lo cual hace inaplazable su reestructuración y adecuación. La planta actual esta compuesta por los siguientes cargos:

Un Jefe de Oficina grado 14
Un profesional Grado 09
Un Técnico Grado 13
Un Auxiliar Administrativo Grado 13
Una Secretaria Ejecutiva Grado 13

Por lo anterior se propone que la planta este integrada por un Director de Oficina grado 08, a igual nivel salarial que los cargos con jerarquía y naturaleza de funciones, similares al nivel asesor.

Se requiere de un grupo de profesionales (grado 09) de diferentes disciplinas (especialmente en Contaduría Pública, Administración de Empresas, Derecho, Administración Pública, Salud Ocupacional, Ingeniería de Sistemas), que permita atender con mayor idoneidad y conocimiento técnico, las funciones inherentes a la Oficina de Control de Gestión, tal como lo establece la Ley 87 de 1993 y sus disposiciones reglamentarias, bien sea nivelando los actuales cargos o estableciendo una nueva planta de personal. Igualmente se hace necesario para la ejecución de proyectos específicos, conformar grupos asesores multidisciplinarios transitorios (Agrónomos, Veterinarios, especialistas en Currículo y planeación académica), con funcionarios de otras dependencias que sean comisionados por la Rectoría para realizar estas tareas.

Contacto

Oficina Control de Gestión
Director: Hugo Ernesto Vargas Acosta
Email: ocg@ut.edu.co
Teléfono: 266 83 00

Actualización: 2004-02-13